GED

Documentos oficiales en la versión correcta, con control y trazabilidad

Centraliza políticas, procedimientos y manuales con versionado, vigencia, categorías, lectura obligatoria y firma electrónica en el mismo entorno de la comunicación corporativa.

Agendar demostración guiada

Versionado con diff • Vigencia por categoría • Lectura obligatoria con firma • QR codes para acceso físico

Historial de versiones en gestión documental de Vindula

Control de versiones con historial accesible dentro del entorno oficial de documentos.

Funcionalidades del módulo

Qué incluye el módulo GED

Vea las funcionalidades que forman parte del módulo y entran en la rutina de gestión documental.

Documentos y categorías

Centraliza documentos oficiales con categorías jerárquicas, campos personalizados, etiquetas y previsualización automática en el mismo entorno.

  • Carga y procesamiento automático

    Carga de documentos con conversión a PDF, generación de previsualización, portada y extracción de texto para indexación.

  • Categorías jerárquicas

    Árbol de categorías con herencia de configuraciones, vigencia, público objetivo y posprocesamiento por nivel.

  • Campos personalizados

    Campos por categoría con resolución automática de schema, usados para modo registro y extracción por IA.

  • Etiquetas con colores

    Marcadores visuales para clasificación libre, filtrables en búsqueda y modo registro.

  • Colecciones curadas

    Landing pages internas con documentos seleccionados, orden manual y URL compartible por slug.

  • Previsualización y visor

    Visor interno para PDF, vídeo y audio con tokens de acceso temporarios validados por RLS.

Versionado e historial

Control de versiones con diff, restore e historial accesible para cada documento oficial.

  • Historial de versiones

    Cada versión registrada con número, fecha, autor, tamaño y estado de procesamiento automático.

  • Carga de nueva versión

    Inserción de nueva versión con procesamiento automático y flag de posprocesamiento por IA opcional.

  • Diff lado a lado

    Comparación entre versiones con algoritmo LCS, inserciones, eliminaciones y resumen de alteraciones.

  • Restaurar versión

    Creación de nueva versión desde cualquier versión anterior, copiando contenido y metadatos.

Vigencia y notificaciones

Política de vigencia global o por categoría, con aviso anticipado, bloqueo de acceso y auditoría de actualización.

  • Política global y por categoría

    Modo simple (solo autor) o compuesto (autor + departamentos, equipos, usuarios) con duración y plazo configurables.

  • Notificación de expiración

    Alerta automático con días de antelación configurables por empresa, considerando el huso horario.

  • Bloqueo por vencimiento

    Documento vencido puede tener descarga bloqueada o acceso completamente restringido según política.

Lectura obligatoria y firma

Obligaciones de lectura con seguimiento de progreso, firma electrónica y auditoría de evidencia.

  • Obligaciones de lectura

    Vincula documentos a obligaciones con plazo, recurrencia, prioridad y público objetivo por departamento, equipo o usuario.

  • Seguimiento de progreso

    Progreso de 0 a 100% por obligación, con tiempo gastado y transición entre pendiente, en curso y completado.

  • Firma electrónica

    Métodos: simple, por contraseña, quiz, 2FA o confirmación con botón, todos con registro de IP y auditoría.

  • Exportación de reportes

    Reporte de progreso exportable en CSV y XLSX con filtro por público, plazo y estado.

QR Codes y acceso físico

QR codes para acceso físico a documentos con protección por PIN, token temporal y hubs agrupados.

  • Generación de QR por documento

    QR en SVG para impresión, con acceso público por URL y validación de PIN o token.

  • QR Hubs

    Agrupamiento de múltiples documentos y links en un solo QR, con orden manual y creación desde colecciones.

  • Protección y control

    Renovación, rotación y revocación de tokens y PINs con política por empresa, categoría o documento.

Búsqueda y OCR

Búsqueda por texto extraído vía OCR, búsqueda semántica con IA y respuestas con cita del documento original.

  • Extracción de texto (OCR)

    Procesamiento automático que extrae e indexa el contenido textual de PDFs e imágenes para búsqueda.

  • Búsqueda semántica

    Búsqueda por significado usando embeddings, disponible dentro del contenido de cada documento.

  • Respuestas con IA y cita

    Generación de respuestas automáticas con cita del fragmento original y guarda de inyección de prompt.

Integraciones

Sincronización bidireccional con Google Drive y Microsoft SharePoint con detección de cambios e importación automática.

  • Google Drive

    Autenticación OAuth, sincronización de carpeta a categoría con importación automática y versionado.

  • Microsoft SharePoint

    Soporte a OneDrive y SharePoint con navegación de carpetas, sincronización y pipeline de importación dedicado.

Control operativo

Lo que el equipo empieza a controlar día a día

El valor del GED no está solo en el archivo. Está en mantener la versión correcta, la vigencia bajo control y la evidencia de lectura cuando la operación lo exige.

Centralizar documentos oficiales en categorías jerárquicas con campos personalizados y etiquetas filtrables.

Controlar versión, fecha de vigencia, responsable y historial accesible de cada documento oficial.

Comparar versiones lado a lado con diff automático y restaurar cualquier versión anterior como nueva versión.

Configurar política de vigencia global o por categoría con aviso anticipado y bloqueo de acceso al vencimiento.

Vincular documentos a obligaciones de lectura con plazo, firma electrónica y exportación de reporte de progreso.

Generar QR codes para acceso físico con protección por PIN, hubs agrupados y política de expiración.

Buscar contenido dentro de documentos por OCR, semántica y obtener respuestas con IA citando el fragmento original.

Sincronizar carpetas de Google Drive y SharePoint con categorías del GED, con importación automática y versionado.

Conectado al resto de la plataforma

GED no necesita un sistema para archivo, otro para lectura y otro para firma

Cuando el GED entra en el mismo entorno del canal oficial, la empresa organiza documentos, públicos, evidencia y vigencia con menos fricción operativa.

Entorno del GED con biblioteca y categorías
01

Comunicación oficial

Cuando el documento necesita circular por público interno con contexto de publicación, el GED conversa con los canales de comunicación.

Saiba mais
02

Recursos Humanos

Políticas internas, ficha del colaborador y documentos de vacaciones pueden usar GED con modo registro y firma.

Saiba mais
03

Capacitación y rutas

Cuando el documento oficial necesita ser parte de jornada con evidencia de lectura y progreso obligatorio.

Saiba mais
04

Firma electrónica

Cuando el documento exige formalización con firma avanzada, validación pública y comprobante.

Saiba mais

Mayor encaje

Dónde este módulo suele tener más sentido

La ganancia aparece más rápido cuando la operación depende de versión oficial, vigencia controlada y evidencia de lectura.

01

Políticas internas con versión y vigencia

Cuando el equipo necesita consultar el documento correcto sin dudas sobre vigencia y versión actual.

02

Procedimientos con actualización formal

Cuando cambios críticos necesitan historial claro de qué cambió, cuándo entró en vigor y quién aprobó.

03

Documentos físicos con QR Code

Cuando el documento necesita ser accesado en campo, obra o planta sin depender de copias impresas desactualizadas.

04

Lectura y aceptación con evidencia

Cuando la auditoría necesita comprobante de lectura, firma electrónica y exportación del progreso.

FAQ

Lo que más suele aparecer en la conversación sobre GED

Preguntas objetivas para alinear expectativas sobre el módulo y lo que realmente entrega hoy.

¿Qué funcionalidades entran en el módulo GED de Vindula?

El módulo reúne carga con procesamiento automático, categorías jerárquicas con campos personalizados, etiquetas, versionado con diff y restore, política de vigencia global y por categoría, modo registro, lectura obligatoria con firma electrónica, QR codes con protección por PIN, búsqueda por OCR y semántica con IA, integración con Google Drive y SharePoint, y colecciones curadas.

¿Qué es el modo registro del GED?

Es el agrupamiento de documentos por valor de un campo personalizado, como CPF, número de contrato o ID de proceso. El panel muestra registros a la izquierda y documentos por registro a la derecha, con facetas para etiquetas y tipos, y enmascaramiento de campos sensibles.

¿Cómo funciona la vigencia de los documentos?

Hay una política global por empresa (simple o compuesta) y sobreposiciones por categoría. Cada documento hereda la política o recibe configuración propia con fecha de inicio, fin y días de antelación para aviso. Al vencer, la descarga puede ser bloqueada o el acceso completamente restringido según la política.

¿El GED conecta con lectura obligatoria y firma?

Sí. Los documentos pueden vincularse a obligaciones de lectura con plazo, prioridad y público objetivo. La plataforma rastrea progreso de 0 a 100%, registra tiempo gastado y permite firma electrónica con métodos variados (contraseña, quiz, 2FA, botón). El reporte de progreso es exportable en CSV y XLSX.

¿El módulo reemplaza SharePoint o Google Drive?

No. El GED integra con Google Drive y SharePoint vía sincronización bidireccional de carpetas a categorías. Documentos existentes pueden ser importados automáticamente con versionado. La diferencia está en la gobernanza: vigencia, lectura obligatoria, firma y modo registro no existen en los drives nativos.

¿Cómo empieza la implantación del GED?

El proyecto puede empezar por el principal problema: centralizar documentos oficiales con versionado y vigencia. Después, según la necesidad, conecta lectura obligatoria, firma, QR codes e integraciones. El módulo funciona en conjunto con comunicación, RR. HH. y capacitación cuando la empresa lo necesita.

¿Quieres ver cómo la gestión documental entra en tu proceso?

La demostración guiada muestra versionado, vigencia, lectura obligatoria y QR codes en el contexto real de tus documentos oficiales.

Agendar demostración guiada Ver la plataforma